Rekrutierung: Definition, Probleme, Aufgaben, Herausforderungen

Rekrutierung: Definition, Probleme, Aufgaben, Herausforderungen

  1. Aufgaben des Rekrutierers
  2. Prozess der Rekrutierung
  3. Kriterien für qualitatives Recruiting
  4. Externer und interner Rekrutierung
  5. Veränderungen und Trends im Recruiting heute
  6. 5 wichtigste Tipps für Recruiter

Die Rekrutierung ist ein entscheidender Prozess in jeder Organisation, der darauf abzielt, geeignete Kandidaten für offene Positionen zu identifizieren, anzuziehen und einzustellen. Dieser Prozess stellt sicher, dass Unternehmen über die notwendigen Talente verfügen, um ihre Ziele zu erreichen und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Die Thematik der Rekrutierung ist äußerst umfangreich, und selbst zehn ausführliche Artikel würden nicht ausreichen, um diese Thematik auch nur oberflächlich zu behandeln. Daher schlage ich vor, dass wir uns zunächst mit den grundlegenden Begriffen vertraut machen.

Unter Rekrutierung versteht man den systematischen Ansatz zur Suche und Auswahl neuer Mitarbeiter. Ziel ist es, die passenden Kandidaten zu finden, die über die erforderlichen Qualifikationen und Erfahrungen verfügen und zur Unternehmenskultur passen.

Ein zentraler Akteur in diesem Prozess ist der Rekrutierer. Ein Rekrutierer steuert den gesamten Rekrutierungsprozess. Dies umfasst die Entwicklung von Stellenanzeigen, die Durchsicht von Bewerbungen, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen und die enge Zusammenarbeit mit den Abteilungsleitern, um sicherzustellen, dass die besten Talente ausgewählt werden. Der Rekrutierer fungiert als Vermittler zwischen Bewerbern und Unternehmen und berät bei der Wahl der besten Strategien zur Talentsuche.

In den folgenden Abschnitten werden wir die Definition, die Probleme, die Aufgaben und die Herausforderungen der Rekrutierung näher beleuchten. Dies wird ein umfassendes Verständnis für die Komplexität und Bedeutung dieses Prozesses vermitteln.

Aufgaben des Rekrutierers

Die Aufgaben des Rekrutierers umfassen den gesamten Rekrutierungsprozess. Zunächst analysiert der Rekrutierer den Personalbedarf und erstellt Stellenbeschreibungen. Er entwickelt und veröffentlicht ansprechende Stellenanzeigen auf verschiedenen Kanälen, um qualifizierte Kandidaten anzuziehen. Nach Eingang der Bewerbungen sichtet er diese, trifft eine Vorauswahl und führt Vorstellungsgespräche durch. Dabei achtet er auf fachliche Qualifikationen und die Passung zur Unternehmenskultur. Der Rekrutierer arbeitet eng mit Abteilungsleitern zusammen, koordiniert Vorstellungsgespräche und Feedbackrunden und übernimmt administrative Aufgaben wie die Erstellung von Arbeitsverträgen.

Zusammengefasst:

  • Analyse des Personalbedarfs
  • Erstellung von Stellenbeschreibungen
  • Entwicklung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen
  • Sichtung von Bewerbungen und Vorauswahl
  • Durchführung von Vorstellungsgesprächen
  • Zusammenarbeit mit Abteilungsleitern
  • Koordination von Vorstellungsgesprächen und Feedbackrunden
  • Administrative Aufgaben (Arbeitsverträge, Onboarding)

Es ist wichtig, den Rekrutierer nicht mit dem HR-Manager zu verwechseln. Während der Rekrutierer sich hauptsächlich auf die Suche und Einstellung neuer Mitarbeiter konzentriert, umfasst die Rolle des HR-Managers ein breiteres Spektrum an Aufgaben. Der HR-Manager ist für die Verwaltung und Entwicklung des gesamten Personals verantwortlich, einschließlich Mitarbeiterbetreuung, Personalentwicklung, Konfliktmanagement und Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften

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Prozess der Rekrutierung

Der Rekrutierungsprozess besteht aus mehreren wichtigen Schritten, die sicherstellen, dass das Unternehmen die bestmöglichen Talente findet und einstellt.

1. Definition der Anforderungen an die vakante Stelle: Zu Beginn des Rekrutierungsprozesses wird der genaue Personalbedarf ermittelt und die Anforderungen an die offene Position festgelegt. Dies umfasst die notwendigen Qualifikationen, Erfahrungen und Fähigkeiten, die der ideale Kandidat mitbringen sollte.

2. Stellenanzeige erstellen: Anschließend wird eine detaillierte Stellenanzeige erstellt, die die Anforderungen und Verantwortlichkeiten der offenen Position klar beschreibt. Diese Anzeige wird auf verschiedenen Kanälen wie Jobportalen, sozialen Medien und der Unternehmenswebsite veröffentlicht, um eine breite Zielgruppe zu erreichen.

3. Bearbeitung der Bewerbungen: Sobald die Bewerbungen eingehen, beginnt der Rekrutierer mit der Sichtung. Jede Bewerbung wird sorgfältig geprüft, um die Qualifikationen und Erfahrungen der Kandidaten mit den Anforderungen der Stelle abzugleichen. Eine erste Vorauswahl wird getroffen.

4. Überprüfung der Dokumente: In diesem Schritt werden die eingereichten Dokumente der Bewerber, wie Lebensläufe, Zeugnisse und Referenzen, auf ihre Echtheit und Relevanz überprüft. Dies stellt sicher, dass die Bewerber die angegebenen Qualifikationen tatsächlich besitzen.

5. Vorstellungsgespräche: Die ausgewählten Kandidaten werden zu Vorstellungsgesprächen eingeladen. Diese Gespräche dienen dazu, die Eignung der Bewerber weiter zu bewerten, ihre Fähigkeiten und Erfahrungen zu vertiefen und ihre Passung zur Unternehmenskultur zu prüfen.

6. Auswahl der besten Kandidaten: Nach den ersten Vorstellungsgesprächen wird eine engere Auswahl der besten Kandidaten getroffen. Diese Kandidaten erfüllen nicht nur die fachlichen Anforderungen, sondern passen auch gut zum Team und den Werten des Unternehmens.

7. Zweite Vorstellungsgespräche: Die besten Kandidaten werden zu einem zweiten Vorstellungsgespräch eingeladen, das oft tiefergehender ist und spezifische Fähigkeiten und Szenarien abdeckt. Manchmal sind auch andere Teammitglieder oder Vorgesetzte an diesen Gesprächen beteiligt.

8. Weiterleitung der Unterlagen an die Vertragsabteilung: Nachdem die endgültige Entscheidung getroffen wurde, werden die Unterlagen des ausgewählten Kandidaten an die Vertragsabteilung weitergeleitet. Diese Abteilung ist für die Erstellung und Verwaltung des Arbeitsvertrags sowie für die Organisation des Onboardings verantwortlich.

Kriterien für qualitatives Recruiting

Ein erfolgreicher Rekrutierungsprozess basiert auf klar definierten Kriterien, die sicherstellen, dass die besten Talente gefunden und eingestellt werden. Ein Anforderungsprofil ist unerlässlich, um gezielt nach passenden Bewerbern zu suchen. Dieses Profil definiert die benötigten Qualifikationen, Erfahrungen und Fähigkeiten, die der ideale Kandidat mitbringen sollte.

Moderne Rekrutierung setzt zunehmend auf Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI), um den Prozess effizienter zu gestalten. Diese Tools helfen, Bewerbungen schneller zu sichten, passende Kandidaten zu identifizieren und administrative Aufgaben zu automatisieren. Es ist optimal, Automatisierungstools bereits in den frühen Phasen des Rekrutierungsprozesses einzusetzen, um Zeit und Ressourcen zu sparen.

Die Kombination aus frühzeitiger Nutzung von Automatisierungswerkzeugen und der Einhaltung von Zeitrahmen führt zu einer optimalen Balance zwischen qualitativ hochwertiger Rekrutierung und effizienter Nutzung von Ressourcen.

Die Aufgabe des Rekrutierers in den frühen Phasen besteht darin, die Kriterien klar zu definieren, um Kandidaten auszusortieren, die nicht geeignet sind. Anschließend wählt der Rekrutierer ohne den Einsatz von KI die besten Bewerber aus den verbliebenen Kandidaten persönlich aus.

Wenn man alles stark vereinfacht, lauten die Kriterien: Zeitaufwand, Kosten und die Qualifikation des eingestellten Kandidaten.

Externer und interner Rekrutierung

Bevor wir uns mit den verschiedenen Strategien zur Suche nach geeigneten Kandidaten beschäftigen, ist es wichtig zu verstehen, dass der Rekrutierungsprozess sowohl intern als auch extern erfolgen kann. Interne Rekrutierung bezieht sich auf die Suche nach Talenten innerhalb des Unternehmens, während externe Rekrutierung auf den Arbeitsmarkt abzielt.

Interne Rekrutierung

Oft liegt das Glück näher, als man denkt. Die Suche nach Kandidaten innerhalb des Unternehmens hat zahlreiche Vorteile. Erstens spart dies erheblich Zeit, da die HR-Manager bereits die Fähigkeiten und Leistungen der Mitarbeiter kennen. Es ist nicht nötig, hunderte von Bewerbungen zu sichten und Vorstellungsgespräche zu führen.

Zweitens ist es oft kostengünstiger, einem bestehenden Mitarbeiter eine erforderliche Fortbildung zu finanzieren, als einen neuen Kandidaten zu suchen und einzuarbeiten. Ein interner Mitarbeiter, der eine Beförderung erhält, ist zudem oft motivierter, da dies eine Anerkennung seiner bisherigen Arbeit darstellt und ihm die Möglichkeit zur beruflichen und finanziellen Weiterentwicklung bietet. Solche Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt und sehen ihre Arbeit als vertrauenswürdig an.

Es gibt verschiedene Formen der internen Stellenausschreibung. Typischerweise werden offene Positionen auf der internen Website des Unternehmens, in Foren oder über E-Mail-Verteiler bekannt gegeben. Wenn sich ein Mitarbeiter proaktiv auf eine interne Stellenausschreibung bewirbt, ist dies besonders vorteilhaft. Denn aktive Mitarbeiter, die bereit sind, Verantwortung zu übernehmen, sich weiterzubilden und professionell zu wachsen, sind besonders wertvoll für das Unternehmen.

Interne Rekrutierung bietet somit eine Win-Win-Situation: Das Unternehmen spart Zeit und Kosten, und die Mitarbeiter profitieren von Karrierechancen und Weiterentwicklung. Die Anerkennung und das Vertrauen, das den Mitarbeitern durch interne Beförderungen entgegengebracht wird, fördern zudem die Loyalität und Zufriedenheit innerhalb des Unternehmens.

Externe Rekrutierung

Externer Rekrutierung bezieht sich auf die Suche nach Kandidaten außerhalb des Unternehmens. Dieser Prozess kann in aktive und passive Rekrutierung unterteilt werden.

Bei der passiven Rekrutierung werden Stellenanzeigen auf der Website des Unternehmens und in den sozialen Medien veröffentlicht. Diese Methode ermöglicht es interessierten Kandidaten, sich selbst zu bewerben, ohne dass das Unternehmen aktiv auf sie zugehen muss.

Die aktive Rekrutierung umfasst verschiedene Strategien, um potenzielle Mitarbeiter direkt anzusprechen und zu gewinnen. Dazu gehören:

1. Jobmessen: Diese Veranstaltungen bieten die Möglichkeit, junge Talente und Berufseinsteiger zu treffen. Unternehmen können ihre offenen Stellen präsentieren und direkt mit interessierten Kandidaten in Kontakt treten.

2. Online-Jobbörsen: Internetplattformen, auf denen Unternehmen Stellenanzeigen schalten können. Diese Seiten ziehen eine große Anzahl von Bewerbern an, die aktiv nach neuen Jobmöglichkeiten suchen.

3. Empfehlungsprogramme: Auch bekannt als „Mundpropaganda“ oder „Empfehlungsmanagement“, bei dem bestehende Mitarbeiter Freunde oder Bekannte auf offene Stellen aufmerksam machen. Dies kann besonders effektiv sein, da Empfehlungen oft auf persönlichen Erfahrungen und Vertrauen basieren.

4. Personalvermittlungsagenturen: Spezialisierte Agenturen wie HRM CONSULTING helfen Unternehmen, qualifizierte Kandidaten zu finden. Diese Agenturen verfügen über umfangreiche Netzwerke und Fachkenntnisse, um die besten Talente für bestimmte Positionen zu identifizieren und zu vermitteln.

Externe Rekrutierung ermöglicht es Unternehmen, einen größeren Pool an Talenten zu erreichen und somit die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, den idealen Kandidaten zu finden. Durch die Kombination von aktiven und passiven Methoden können Unternehmen sicherstellen, dass sie die besten verfügbaren Talente anziehen und einstellen.

Die beliebtesten Online-Jobbörsen in Deutschland

In Deutschland gibt es zahlreiche Online-Jobbörsen, die Unternehmen und Arbeitssuchende zusammenbringen. Hier sind einige der bekanntesten und meistgenutzten Plattformen:

1. StepStone: StepStone ist eine der größten und bekanntesten Jobbörsen in Deutschland. Die Plattform bietet eine breite Palette an Stellenangeboten in verschiedenen Branchen und hat eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es einfach macht, passende Jobs zu finden.

2. Indeed: Indeed ist eine internationale Jobbörse, die auch in Deutschland sehr beliebt ist. Die Plattform aggregiert Stellenangebote aus verschiedenen Quellen und bietet umfangreiche Suchfilter, um die Suche nach dem perfekten Job zu erleichtern.

3. Monster: Monster ist eine weitere weltweit bekannte Jobbörse mit einer starken Präsenz in Deutschland. Die Plattform bietet nicht nur Stellenangebote, sondern auch Karriereberatung und nützliche Ressourcen für Bewerber.

4. XING: XING ist ein soziales Netzwerk für berufliche Kontakte, das auch eine Jobbörse integriert hat. Viele Unternehmen nutzen XING, um Stellenanzeigen zu schalten und direkt mit potenziellen Kandidaten in Kontakt zu treten.

5. LinkedIn: LinkedIn ist ein globales berufliches Netzwerk, das in Deutschland immer beliebter wird. Die Plattform bietet eine Jobbörse, auf der Unternehmen Stellenanzeigen schalten und Kandidaten direkt ansprechen können.

6. Jobware: Jobware ist eine spezialisierte Jobbörse für Fach- und Führungskräfte. Die Plattform bietet hochwertige Stellenangebote und wird von vielen renommierten Unternehmen genutzt.

7. Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit: Die offizielle Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit bietet eine Vielzahl von Stellenangeboten in ganz Deutschland. Sie ist eine wichtige Ressource für Arbeitssuchende und Arbeitgeber gleichermaßen.

Recruiting ist direkt mit den demografischen und wirtschaftlichen Bedingungen eines Landes verbunden. Diese Bedingungen beeinflussen die Herausforderungen, denen sich professionelles Recruiting stellen muss, und ändern sich mit der Zeit. Aktuelle demografische Veränderungen und wirtschaftliche Entwicklungen haben daher einen direkten Einfluss auf die Strategien und Methoden der Personalbeschaffung.

Demografische Veränderungen beziehen sich auf die Veränderung der Bevölkerungszusammensetzung hinsichtlich der Altersstruktur, Geburtenrate, Sterblichkeit und Migrationsbewegungen. In Deutschland, Österreich und der Schweiz ist eine deutliche Tendenz zur Alterung der Gesellschaft zu beobachten: Die Lebenserwartung steigt kontinuierlich, während die Geburtenrate niedrig bleibt.

Dies bedeutet, dass der Anteil älterer Mitarbeiter und Bewerber zunimmt. Gleichzeitig wird es immer schwieriger, junge Talente anzuziehen. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, sich an diese veränderten demografischen Gegebenheiten anzupassen und neue Strategien zu entwickeln, um attraktiv für alle Altersgruppen zu bleiben.

Um für Kandidaten attraktiver zu sein als andere Arbeitgeber, müssen umfassende Maßnahmen ergriffen werden. Dies umfasst nicht nur wettbewerbsfähige Gehälter, sondern auch eine positive Arbeitsatmosphäre, eine starke Unternehmenskultur, eine großzügige Anzahl bezahlter Urlaubstage und die Verfügbarkeit von Weiterbildungskursen. Zudem spielen die Balance zwischen Arbeit und Leben sowie die Möglichkeit, remote zu arbeiten, eine immer wichtigere Rolle.

Eine Entwicklung, die heute einen wesentlichen Einfluss auf die Personalbeschaffung hat, ist die Machtverschiebung hin zu den Kandidaten. Diese Veränderung ist eine logische Folge des Wertewandels und des Mangels an qualifizierten Arbeitskräften. Unternehmen müssen sich darauf einstellen, dass gut qualifizierte Bewerber höhere Erwartungen haben und gezielt nach Arbeitgebern suchen, die ihnen nicht nur finanzielle Anreize, sondern auch ein attraktives Arbeitsumfeld bieten.

Insgesamt erfordert der heutige Arbeitsmarkt, dass Unternehmen flexibler und kreativer in ihren Rekrutierungsstrategien werden, um die besten Talente anzuziehen und zu halten.

Recruiting-Tipps für kleine Unternehmen

KMU stehen beim Recruiting vor zwei großen Herausforderungen: HR-Verantwortliche sind meist für Personalmanagement und Recruiting zuständig, und viele KMU wollen schnell wachsen und sich im Bewerbermarkt behaupten. Mit diesen Tipps gestalten Sie Ihren Prozess effizienter und erfolgreicher.

1. Den Prozess für die Kandidaten straffen
Schnelle Rückmeldungen und Flexibilität bei Terminen sind entscheidend. Kandidaten befinden sich oft in mehreren Recruiting-Prozessen gleichzeitig. Je straffer und kandidatenfreundlicher Sie Ihren Prozess gestalten, desto höher sind Ihre Chancen, den passenden Kandidaten zu gewinnen.

2. Gut mit der Fachabteilung abstimmen
Um die richtigen Maßnahmen zu wählen und passende Kandidaten zu finden, benötigen Recruiter ein vollständiges Bild von den Stellenanforderungen. Regelmäßiger Austausch mit der Fachabteilung hilft, die spezifischen Herausforderungen und Bedürfnisse der Rollen zu verstehen.

3. Angebote auf Bewerber zuschneiden
Es geht nicht nur um das Gehalt, sondern um das gesamte Angebotspaket. Geben Sie Bewerbern umfassende Informationen zu Ihrem Unternehmen, dem Arbeitsplatz und der Unternehmenskultur. Besonders bei wichtigen und schwer zu besetzenden Stellen lohnt es sich, diese Informationen zu personalisieren.

Durch die Umsetzung dieser Tipps können KMU ihre Rekrutierungsprozesse optimieren, die besten Talente anziehen und sich erfolgreich im Bewerbermarkt behaupten.

5 wichtigste Tipps für Recruiter, die Personal für kleine Unternehmen suchen

  1. Kenntnis der Unternehmenskultur: Ein tiefes Verständnis der Werte, Ziele und Kultur Ihres Unternehmens ist entscheidend. Kleine Firmen haben oft eine einzigartige Arbeitsumgebung und Kultur, die Kandidaten ansprechen kann. Betonen Sie die Vorteile der engen Zusammenarbeit, flachen Hierarchien und vielfältigen Aufgaben. Wenn Sie Kandidaten finden, die gut zur Unternehmenskultur passen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich langfristig engagieren und zufrieden sind.
  2. Enge Zusammenarbeit mit den Führungskräften: Regelmäßiger Austausch mit Geschäftsführern und Teamleitern ist essenziell, um die spezifischen Anforderungen und Erwartungen an die offene Stelle zu verstehen. Dies hilft Ihnen, ein präzises Anforderungsprofil zu erstellen und gezielt nach passenden Kandidaten zu suchen. Das direkte Feedback der Führungskräfte ermöglicht es, den Rekrutierungsprozess effizienter zu gestalten und Missverständnisse zu vermeiden.
  3. Nutzung von persönlichen Empfehlungen: Empfehlungen von bestehenden Mitarbeitern können wertvolle Kandidaten hervorbringen. Implementieren Sie ein Empfehlungsprogramm, das Anreize für erfolgreiche Empfehlungen bietet, wie etwa Bonuszahlungen oder zusätzliche Urlaubstage. Mitarbeiter, die jemanden empfehlen, setzen oft ihr persönliches Vertrauen ein, was die Qualität der Bewerbungen erhöht und die Chance auf eine gute Passung steigert.
  4. Effiziente Nutzung von Social Media: Social-Media-Plattformen wie LinkedIn, Facebook und Xing sind effektive Werkzeuge, um offene Stellen zu teilen und potenzielle Kandidaten direkt anzusprechen. Nutzen Sie diese Plattformen, um die Unternehmenskultur zu präsentieren, interessante Inhalte zu teilen und aktiv nach Kandidaten zu suchen. Eine starke Online-Präsenz kann helfen, das Interesse und Vertrauen der Kandidaten zu gewinnen.
  5. Schneller und transparenter Prozess: Halten Sie den Rekrutierungsprozess so kurz und transparent wie möglich. Kandidaten schätzen schnelle Rückmeldungen und klare Informationen über den Prozess. Ein straffer, kandidatenfreundlicher Prozess erhöht die Chancen, die besten Talente zu gewinnen. Stellen Sie sicher, dass die Kandidaten wissen, was sie in jedem Schritt des Prozesses erwartet, und geben Sie regelmäßiges Feedback.

Fazit

Mit der Zeit und den Veränderungen der demografischen Situation wird es für Recruiter immer schwieriger, junge Spezialisten für vakante Positionen zu finden. Für einen effektiven Rekrutierungsprozess ist es daher unerlässlich, sowohl interne als auch externe Rekrutierungsmethoden zu nutzen. Besonders wichtig ist es, der Unternehmenskultur und dem Arbeitgebermarke mehr Aufmerksamkeit zu schenken, um das Unternehmen für potenzielle Bewerber attraktiver zu machen und sie davon zu überzeugen, bei Ihnen arbeiten zu wollen.

Dabei sollten moderne Technologien wie Automatisierung und künstliche Intelligenz nicht vernachlässigt werden, da sie den Rekrutierungsprozess in den frühen Phasen erheblich beschleunigen können. Ein ganzheitlicher Ansatz, der alle diese Elemente kombiniert, ist der Schlüssel zum Erfolg.

Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen helfen, Ihre Rekrutierungsstrategie zu optimieren und mehr Talente für Ihr Team zu gewinnen. Viel Erfolg bei der Suche nach den besten Mitarbeitern!

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Heiko Mühle - Geschäftsführer
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